會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經濟業(yè)務事項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。會計檔案是重要的檔案資料，日常工作中該如何進行管理呢？我們一起來看一下相關規(guī)定。

一、哪些會計資料應當進行歸檔:

(一)會計憑證,包括原始憑證、記賬憑證;

(二)會計賬簿,包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿;

(三)財務會計報告,包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告;

(四)其他會計資料,包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

二、會計檔案歸檔期限

當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可由單位會計管理機構臨時保管一年,再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的,應當經單位檔案管理機構同意。單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間,會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規(guī)定,且出納人員不得兼管會計檔案。

三、會計檔案外借管理

(一)單位應當嚴格按照相關制度利用會計檔案,在進行會計檔案查閱、復制、借出時履行登記手續(xù),嚴禁篡改和損壞。

(二)單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關規(guī)定必須借出的,應當嚴格按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。

(三)會計檔案借用單位應當妥善保管和利用借入的會計檔案,確保借入會計檔案的安全完整,并在規(guī)定時間內歸還。

四、會計檔案的保管期限

會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。

五、會計檔案的銷毀

(一)單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定,并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定,仍需繼續(xù)保存的會計檔案,應當重新劃定保管期限;對保管期滿,確無保存價值的會計檔案,可以銷毀。

(二)會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭,組織單位會計、審計、紀檢監(jiān)察等機構或人員共同進行。

(三)經鑒定可以銷毀的會計檔案,應當按照以下程序銷毀:

(1)單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。

(2)單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

(3)單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作,并與會計管理機構共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。

(四)電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規(guī)定,并由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統(tǒng)管理機構共同派員監(jiān)銷。

(五)保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀,紙質會計檔案應當單獨抽出立卷,電子會計檔案單獨轉存,保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷或轉存的會計檔案,應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

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