會(huì)計(jì)檔案需要保管多久？如何銷(xiāo)毀？有什么風(fēng)險(xiǎn)？
一、各類(lèi)會(huì)計(jì)檔案保管期限
按照2015年財(cái)政部和國(guó)家檔案局頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（中華人民共和國(guó)財(cái)政部 國(guó)家檔案局令第79號(hào)，以下簡(jiǎn)稱(chēng)“79號(hào)令”）的規(guī)定，企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案保管年限按下表所列示的期限進(jìn)行保管。
企業(yè)和其他組織會(huì)計(jì)檔案保管期限表
對(duì)于上表中所列示的會(huì)計(jì)檔案保管，除了保管期限外，實(shí)務(wù)中需要關(guān)注以下幾個(gè)問(wèn)題：
1、保管期限如何計(jì)算。上述表中所列示的會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。如2021年的會(huì)計(jì)檔案，從2022年1月1日開(kāi)始計(jì)算保管年限。
2、企業(yè)如何確定保管期限。上述會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，企業(yè)可以在此基礎(chǔ)上增加年限。
3、企業(yè)自定義的會(huì)計(jì)檔案如何確定保管期限。企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的具體名稱(chēng)如有同上表所列檔案名稱(chēng)不相符的，應(yīng)當(dāng)（就是必須）比照類(lèi)似檔案的保管期限確定具體年限。
4、企業(yè)合并，會(huì)計(jì)檔案如何保管。企業(yè)發(fā)生合并，合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。
5、企業(yè)分立，會(huì)計(jì)檔案如何保管。企業(yè)發(fā)生分立，分立后原單位存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。
分立后原單位解散的,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。
6、企業(yè)注銷(xiāo)，會(huì)計(jì)檔案如何保管。79號(hào)令規(guī)定，單位因撤銷(xiāo)、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止或辦理注銷(xiāo)登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案,按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。
這個(gè)有關(guān)規(guī)定是如何規(guī)定的呢？
按照《中華人民共和國(guó)檔案法》的規(guī)定，企業(yè)發(fā)生撤銷(xiāo)、合并等情形時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定向有關(guān)單位或者檔案館移交檔案。
對(duì)于絕大部分民營(yíng)企業(yè)而言，注銷(xiāo)后向政府部門(mén)移交檔案基本不切實(shí)際。那企業(yè)所有者能自行銷(xiāo)毀嗎？
保險(xiǎn)起見(jiàn)，建議參考原《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)）的規(guī)定，在會(huì)計(jì)檔案尚未到達(dá)保管期限時(shí)，由財(cái)產(chǎn)所有者（股東）代管。待保管期限屆滿(mǎn)時(shí)，按下列銷(xiāo)毀程序處理。
二、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀程序
按照79號(hào)令的要求，會(huì)計(jì)檔案保管到期后，公司應(yīng)成立檔案鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。
鑒定小組由檔案管理部門(mén)（財(cái)務(wù)部或行政部）牽頭，成員包括公司會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員（注：只需公司內(nèi)部人員即可，不需外請(qǐng)中介機(jī)構(gòu)協(xié)助）。
鑒定小組鑒定后，形成鑒定意見(jiàn)并由鑒定人員簽字，確無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，可以銷(xiāo)毀（注：不需向政府部門(mén)報(bào)備或?qū)徟?/section>
保管期滿(mǎn)但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷(xiāo)毀，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。
(二)會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀程序
1、編制銷(xiāo)毀清冊(cè)。檔案管理部門(mén)編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明擬銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。
2、簽署意見(jiàn)。單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。
3、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)銷(xiāo)。單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀工作，并與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)（如焚燒、粉碎或打成紙漿）。監(jiān)銷(xiāo)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名。
《會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》沒(méi)有統(tǒng)一的格式，有需要的企業(yè)可以參考下面的樣表進(jìn)行增減。
會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)（樣表）
計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè).jpg)
如果不到保管期限而銷(xiāo)毀賬簿，會(huì)有什么后果呢？通常來(lái)說(shuō)，如果企業(yè)沒(méi)有任何問(wèn)題，不會(huì)有什么后果。但如果出現(xiàn)了一些經(jīng)濟(jì)和稅收問(wèn)題，有關(guān)部門(mén)檢查的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)賬簿保管未到期而已經(jīng)被銷(xiāo)毀，可能會(huì)涉及以下法律責(zé)任。
2022年4月29日，最高人民檢察院、公安部4月29日聯(lián)合發(fā)布修訂后的《關(guān)于公安機(jī)關(guān)管轄的刑事案件立案追訴標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定（二）》，修訂后的《立案追訴標(biāo)準(zhǔn)（二）》對(duì)公安機(jī)關(guān)管轄的78種經(jīng)濟(jì)犯罪案件立案追訴標(biāo)準(zhǔn)予以進(jìn)一步明確規(guī)定，該標(biāo)準(zhǔn)自2022年5月15日起實(shí)施。其中第八條是關(guān)于故意銷(xiāo)毀賬簿的條款。
第八條 〔隱匿、故意銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告案（刑法第一百六十二條之一）〕隱匿或者故意銷(xiāo)毀依法應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，涉嫌下列情形之一的，應(yīng)予立案追訴：
(一)隱匿、故意銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告涉及金額在五十萬(wàn)元以上的；
(二)依法應(yīng)當(dāng)向監(jiān)察機(jī)關(guān)、司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、有關(guān)主管部門(mén)等提供而隱匿、故意銷(xiāo)毀或者拒不交出會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的；
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